Campus, système d'information pour CRP, devient disponible en 2015

Après 20 ans de croissance continue au sein d'un même Centre de Réadaptation Professionnelle, Campus arrive à maturité et verra sa promotion assurée progressivement sur ce site. Comme d'autres produits verticaux, Campus répond à la question fondamentale du dossier unique du stagiaire. Il permet aussi de nombreuses autres fonctionnalités qui seront exposées au fil des pages de ce site.

Campus n’est pas un produit générique à large diffusion et, à ce titre, vous devez le considérer comme un produit sur mesure, plus exactement même, comme un produit de haute couture. Comme ceux que l'on achète une fois et qui, des années plus tard, demeurent de qualité.

C'est en tout cas comme ceci, que 24 ans après sa première table, après des ajouts, des liftings, des restructurations et les différentes versions de 4D, Campus était et demeure un produit exceptionnellement durable.

Plusieurs développeurs ont pu, à un moment ou un autre, m'aider ou même écrire certaines parties du programme mais l'arrivée de Seth Girvin, avec sa grande connaissance de l'Internet, va permettre, avec la V14 de 4D, une nouvelle prodigieuse extension de Campus.

Sur le site j'ai écrit que le temps passé dans Campus à effectuer un certain nombre de recherches était similaire à celui qui m'avait été nécessaire pour lister par écrit ces recherches. Sans notion précise de ce temps je l'ai donc réécrit. Il m'a fallu 10 mn (ce qui prouve que je ne suis pas rapide à l'écriture !)

La première vidéo de Campus tiendra donc en 10 mn.

Pour info, Les dossiers de la stagiaire et du professionnel sont de vrais dossiers dans lesquels, pour des raisons de respect de la vie privée, j'ai modifié des données et transformé les images. Tout le reste de la base est authentique.

Nouvelle vidéo (mars 2016)

A qui s'adresse ce programme

  • aux CRP, puisqu'il a été développé dans et pour un CRP, par un responsable de formation.
  • à leurs directeurs qui veulent tout savoir de ce qui se passe aujourd'hui, de ce qui s'est passé hier et, en partie, de ce qui se passera demain.
  • à leurs équipes médico-psycho-socio-pédagogiques qui veulent partager l'information et parfois en limiter l'accès.
  • à leurs gestionnaires des ressources matérielles et logicielles qui veulent savoir ce dont ils disposent et où sont, et ont été, affectées ces ressources.
  • à leurs comptables qui doivent facturer les journées réalisées et établir des tableaux de bord.
  • à leurs responsables en charge de les demandes de statistiques de la Fagerh ou d'autres organismes tels la DREES.
  • à leurs responsables de la communication toujours en quête de données et de listing pour faire leurs mailings...

Et avec un peu de curiosité vous découvrirez que Campus peut satisfaire à bien d'autres besoins de gestion dans le CRP.

Pourquoi migrer vers Campus

Voilà généralement plusieurs années que vous utilisez différents produits, avec des interfaces différentes, plus ou moins complets et plus ou moins mal interfacés entre eux. Vous savez aussi qu’en interne des professionnels ont développé des classeurs Excel pour leur usage propre, mais personne d’autre n’en tire profit.

Vous avez même cru pouvoir développer en interne un logiciel que finalement vous n'avez pas réussi à maintenir au-delà de trois ans. Vous avez aussi utilisé les services d'une boîte d'ingénierie très porteuse d'espoirs mais dont les rapport service rendu/prix est rapidement devenus prohibitifs.

Et vous êtes naturellement sceptique quant à la réalité des performances de Campus... Mais vous voudriez bien voir. Vous avez des questions ou vous souhaitez une démonstration... Votre contact : campuscrp@free.fr

Garanties pour l'utilisateur

Si le programme ne peut être garanti contre les bugs, leur réparation et la correction des données erronées qui en découlent sont assurées.

Le programme, dans sa version fournie au client, est déposé, où le client le souhaite, en version interprétée. En cas de défaillance du développeur le client peut accéder au programme source et le faire reprendre par une autre société recommandée par 4D.

L’interface de Campus

L'interface de Campus se veut facile, sans aucun code à retenir, avec deux types de formulaires, la liste et la page et un nombre limité de boutons. Les listes déroulantes et les possibilités de navigation simplifient la saisie alors que les contrôles et enregistrements des modifications importantes interdisent un maximum d’erreurs. Les interdictions/autorisations d'accès, soit en lecture seule, soit en écriture, sont définies autant au niveau des groupes que des utilisateurs que des stagiaires. Chacun peut ainsi saisir ce qu’il est autorisé à saisir et modifier ou consulter dans la mesure où il y est autorisé.

Pourquoi ne pas découper Campus en modules

Il y a les appartements à la découpe, il y a SOCRATE ou RESARAIL qui au prix (je n’ose parler de celui du logiciel) de longs calculs réussit à leur vendre très cher le billet quand beaucoup de clients en demandent et, il y a FREE. Ce dernier correspond à l'esprit du produit, être un tout en un. Campus est donc fourni complet.

Le modèle conceptuel de Campus

Le modèle conceptuel de Campus résulte du seul besoin d'accès facile à l'information, toute l’information ou presque. Et c'est là que ma modestie peut-être mise en défaut, tout comme Steve Jobs n'a eu de cesse d'inventer des produits auparavant inutiles puisque inexistants, j'ai construit et reconstruit Campus en fonction des besoins, sans cahier des charges et sans modèles, sans commande mais juste en réponse à des besoins.

C'est pour cette raison que Campus a toutes les apparences d'un ERP "Enterprise Ressource Planning". Le suffixe CRP de Campus est d'ailleurs un acronyme à double signification, celle de « Centre de Réadaptation Professionnelle » mais aussi celle de « Centre de Ressources Professionnelles ». Car Campus gère des ressources en interaction…

Si l’on y regarde de près, Campus peut être organisé en modules indépendants mais cela ne correspond pas à l’esprit du concept, beaucoup plus dans la logique de l’opérateur Free, qui est de fournir une solution complète pour un tarif abordable. Même si les produits respectifs n’ont pas la même vocation et si, avec les effets d’échelle qui en résultent, les perspectives de diffusion de Campus sont sans comparaison avec celles de la Freebox. Campus se présente donc comme un produit "tout en un", dans une logique de système d’information au cœur de l’activité du CRP. Au début vous pourrez simplement démarrer avec le dossier unique et ainsi continuer d'utiliser 3, 4 ou des dizaines de tableaux Excel créés par différents professionnels pour leur usage propre, avant de peu à peu réintégrer leurs fonctions dans Campus.

Car Campus est au cœur du partage de l’information, est multi utilisateurs et se veut coopératif, il serait dommage de ne pas en profiter.

Pourquoi 4D

Au début, comme les quelques uns qui étaient un peu branchés en 1985, j'ai utilisé un Macintosh avec Excel. C'était, à côté des grands cahiers, un véritable progrès. Alors, au fil du temps le nombre de colonnes à augmenté et les données ont grossi jusqu'en 1990 où j'ai considéré que le programme n'était pas assez puissant, trop fragile, trop lourd...

Bref inadapté à de futures évolutions. C'est un collègue, formateur en informatique qui m'a mis sur la voie de 4D. Un produit français, graphique, complètement dans la philosophie Apple, sans aucune mesure comparable avec les Framework, classeurs, bases de données et autres macros d'Excel. Vingt cinq ans après je remercie ce formateur, Jean-Marie Boulesteix, toujours en activité au centre Belle Alliance, de m'avoir mis sur cette piste.

Campus, quelques comparaisons avec une solution web

Les modes et progrès étant ce qu’ils sont, on note une tendance à tout mettre sur le Web.

Si votre application est hébergée sur le web sachez qu’aucun hébergeur n'est actuellement à l'abri des attaques. Depuis la NASA, la CNIL, SONY, OVH... et même en dehors du web, Gemalto qui se présente comme le Leader mondial de la sécurité numérique...

Tous ont un jour été attaqués avec plus ou moins de dégâts et des coûts de réparation et des dommages collatéraux jamais cités.

Avec Campus vos données sont chez vous, vous pouvez utiliser une architecture RAID, programmer des sauvegardes quotidiennes et les doubler par un autre système de sauvegarde.

Les microcoupures sur internet ne sont pas rares, pas gênant quand on consulte un catalogue mais déprimant lorsque cela arrive au moment de la mise à jour d'une fiche. Avec Campus vous avez un onduleur et les microcoupures disparaissent.

Le langage du Web est ouvert, connu, ses failles aussi. Il n'y a qu'à compter les mises à jour des OS, d'Acrobat, de Flash Player... 4D est aujourd’hui une solution éprouvée, pas facile d’y entrer.

En matière de temps de réponse, tant qu'il n'y aura pas la fibre de bout en bout, une solution Web sera toujours moins rapide qu'une solution locale. Ceci va de paire avec la richesse des écrans.

Sur le Web une requête renvoie 5 ou 6 champs de 10 ou 20 enregistrements. Pas facile d’avoir une vision un peu large. Avec Campus vous pouvez avoir une liste de 10 000 enregistrements à l’écran (il faudra bien sûr la faire défiler pour voir les 10 000), vous pouvez trier la liste et immédiatement accéder à l’un de ces 10 000 enregistrements et aux enregistrements qui lui sont liés.

Rapatrier de nombreuses informations liées prend du temps, surtout si la saisie d'information implique (ou devrait impliquer) des contrôles de cohérence puis des actualisations. Pour une secrétaire un peu habituée la solution web apparaît assez vite trop peu réactive. Les informations sont éparpillées dans une multitude d'écrans, chaque clic générant une mise à jour oblige à attendre.

Sur le Web une page peut faire trois écrans de hauteur, impossible de tout voir d'un seul coup d'œil et la navigation de haut en bas et de bas en haut finit par exaspérer.

Sur Campus les pages sont riches, elles tiennent entièrement dans l’écran. Tout est visible d’un seul coup d’œil sans besoin de faire défiler la page et les informations liées sont rarement à plus de trois clics. Un peu comme la table de mixage sur laquelle il faut se familiariser mais sur laquelle tout ce qui vous est utile se trouve rapidement accessible. Sue le Web le timeout vous oblige régulièrement à vous reconnecter.

Sur Campus, si vous possédez suffisamment de licences le timeout peut être réglé sur l’infini. Campus n’occupant que la partie gauche de l’écran, vous pouvez facilement travailler avec une autre application simultanément. Une heure plus tard Campus sera toujours immédiatement disponible.

Des Captures d'écran

Stagiaire

Les traces du passage du stagiaire dans l’établissement (les séjours et l’internat)

Stagiaire

Les traces du passage du stagiaire dans l’établissement (les séjours et l’internat)

Tableau de bord

Tableau de bord des journées à facturer/facturées/facturables (extrait)

Facture

Double fenêtre pour la facture, le total facturé sur le mois et les différents statuts externe/interne.

Saas, Software as a service

Deux millions de clients TF1 se sont vus pirater leurs données. Mais on note aussi pendant plusieurs jours l’indisponibilité d’un des services de GOOGLE, les piratages de Sony aux Etats-Unis, d’OVH... et les cyber attaques quotidiennes des services publics...

Saas, Software as a service, il s'agit d'une pratique relativement récente qui consiste à louer annuellement un logiciel, généralement hébergé sur internet. Les données du client étant elles aussi hébergées sur internet et l'assistance au client étant comprise et inclue dans le tarif de la location. Cette solution, remplaçant celle de la licence, éventuellement complétée par un contrat de maintenance, voire d'assistance, peut donner à penser que le client aura moins de soucis techniques à gérer. C'est en tout cas ainsi que la solution Saas est présentée mais au prix d'un coût, d'une dépendance, d'une sécurité des données, d'une rapidité de fonctionnement et d'une disponibilité qui méritent une analyse que pourra faire chaque client en fonction de ses ressources internes et de l'importance qu'il accorde à la confidentialité "mondiale" due aux données qu'il gère.

Campus sera vendu sous forme de licence d’utilisation avec un contrat annuel d’assistance dont l’importance sera à convenir avec chaque client. Compte tenu de la puissance du logiciel et des inéluctables développements futurs il est en effet clairement apparu que le produit ne pouvait être vendu « sec », sans service.

L'enfer et la richesse

Les grandes lignes d'un programme sont relativement faciles à définir et une maquette peut assez rapidement en être présentée. Là où cela se corse c'est au fil des années, tout d'abord parce que l'utilisation ne s'avère pas fluide et qu'il faut commencer à remodeler les formulaires, ensuite parce que mille détails doivent être revus pour répondre à la complexité des situations qui avait été assez largement sous estimée dans le cahier des charges, enfin parce que rien n'est immuable et qu'il faut réintégrer de nouvelles formes de traitement dans une structure existante tout en maintenant la compatibilité avec les nombreuses données existantes. Il faut alors restructurer et mettre à jour. La richesse d'un programme est à ce prix. Au prix d'un enfer pour les développeurs. C’est à ce prix que depuis 1990, depuis la version 4.3.2 de 4D et jusqu’à sa version 13.5 Campus ne cesse de se développer sans avoir jamais perdu un seul stagiaire.

Qui a participé à la création de Campus

Un peu comme dans l’introduction d’un mémoire il me faudrait écrire une longue page de noms. J'y alignerais tout d'abord ceux qui ont écrit quelques lignes dans Campus. Ils sont peu nombreux et vous en trouverez la liste quelque part sur le site. Mais je devrais aussi citer tous les anonymes qui ont pesté contre telle faiblesse, ceux qui ont proposé une nouvelle fonctionnalité, ceux qui m'ont lancé un défi, ceux qui ont été très critiques, ceux qui ne l'utilisant pas ont pris le temps de le dénigrer, ceux qui m'ont accordé un rendez-vous et n'ont pas souhaité poursuivre, ceux qui par une simple remarque m'ont entraîné à durcir le programme, ceux qui m'ont félicité, ceux qui ont souhaité avoir un programme similaire dans leur établissement, ceux qui m'ont encouragé pour améliorer la présentation et l'ergonomie et bien sûr les chères secrétaires et non moins chers professionnels qui ne cessent depuis plus de 20 ans de faire remonter des besoins que très généralement je satisfais.

Il me faut aussi remercier mes directeurs successifs qui, pour les uns, m'ont réclamé des données qui justifiaient d'écrire quelques lignes de code supplémentaires et, pour les autres, m'ont surtout laissé gérer mon temps en feignant de savoir que cela prenait un peu de temps sur mon temps de responsable de formation puis de réadaptation professionnelle et énormément sur mon temps personnel. Certes j'étais mieux loti que d'autres dans leur garage mais mes soirées devant la télévision, WE et congés ont très régulièrement été accaparés par le développement. Et quand j'écris "régulièrement" je veux en fait dire "toujours".

And last but not least, c'est bien à ce titre que la première à remercier est Odile mon épouse.

Questions Stratégiques

Des questions stratégiques en faveur de la solution Campus

  • Le produit répond à nos besoins
  • Le produit est conforme à notre logique métier
  • Le produit contribuera à la réalisation de nos objectifs stratégiques
  • Avec Campus nos données sont centralisées, partagées, sauvegardées
  • L'investissement est supportable pour un niveau de risques acceptable

Pourquoi le nom « Campus »

On pourra se référer à Wikipédia pour compléter l’information reprise ci-dessous. "Un campus (du mot latin désignant un champ) désigne l'espace rassemblant les bâtiments et l'infrastructure d'une université ou d'une école. Ce parc inclut ainsi les bâtiments abritant entre autres salles de classes et de recherche, bibliothèques, restaurants, résidences universitaires, et parfois complexes sportifs. Ce modèle contraste avec les hautes écoles (comme Oxford ou Cambridge) où les établissements s'éparpillent dans une ville."

A leur manière, c'est à dire généralement en plus petit, le centre Belle Alliance et de nombreux autres CRP sont des campus. Par analogie, le programme Campus désigne un logiciel rassemblant des fonctionnalités permettant la gestion de l'activité "cœur de métier des CRP".

Bientôt sur iPhone

Parce qu’un responsable peut maintenant être connecté, avec la V14 de 4D, Campus va s’ouvrir sur le Web. Lentement et d’abord pour des informations nécessaires à un administrateur de garde, même lorsqu’il est en train de faire du shopping un samedi après-midi. Peu à peu il y a fort à parier que Campus bénéficiera d’une interface de type Web et d’un accès full Web, sur votre tablette ou votre mobile...mais ce n’est pas encore pour la semaine prochaine.

Des indicateurs de performance en faveur de la solution Campus

Campus est aussi une "table de mixage"

Si l'ingénieur du son dispose de centaines de boutons pour maîtriser la scène sonore, Campus contient des centaines de milliers d'enregistrements (environ 400 000 au centre Belle Alliance à fin 2014) dans une architecture qui rend extrêmement facile de retrouver le qui et le quoi et tout ce qui est en lien avec le qui et le quoi.

À titre d'exemple, assis derrière votre bureau, combien de temps vous faut-il pour retrouver le dossier d'un stagiaire sorti depuis trois ans, savoir dans quelles promotions il est passé, qui était son référent, quelle est sa date de naissance, quelle est la date de sa dernière notification MDPH, quelles sont les factures qui ont été émises à quelles caisses CPAM, quels livres et autres ressources il a empruntés, quel était son handicap, quelles étaient ses évictions, de quels rapports/évaluations il a bénéficié, combien de stagiaires étaient dans sa promotion, dans quelles entreprises il a effectué des stages, quels ont été ses tuteurs et quels rapports ils ont fait, durant quelles périodes a-t-il été en externat/internat et dans quelle chambres, qu'elle était le No de son véhicule, son adresse mail, quel était son projet à l'entrée, quand a-t-il trouvé du travail...

Sur Campus il faut à peu près autant de temps qu’il m’en faut pour écrire ces demandes dans un train de banlieue sur un iPhone avec un doigt !

Mais Campus peut faire bien plus que cela. Vous avez toutes les données individuelles sous la main et des outils préprogrammés qui permettent de nombreuses statistiques sur les données collectives.

Des facteurs de réussite pour la mise en service de Campus

Campus n’est pas à proprement parlé un logiciel complexe. Mais comme il peut gérer un nombre impressionnant d’informations de différentes natures, même en étant bien au fait de la logique métier des CRP, il faut un peu de temps pour appréhender une optimale stratégie de travail. A commencer par l’équipe de management voici quelques grands principes à mettre en œuvre pour tirer toute la quintessence de Campus.

Le management

Le management a impliqué les professionnels dans la démarche systémique et coopérative. Les responsables concernés se sont appropriés la démarche et ont organisé plusieurs présentations de Campus. Ils ont ensuite demandé à ce que la traçabilité des entrées, des parcours, de l’accompagnement MPSP, des périodes en entreprises, des factures, du suivi des stagiaires après leur sortie… soit visible dans Campus. Chacun des utilisateurs a compris que l’outil Campus viendrait non seulement compléter les outils existants mais aussi, à terme, les remplacer. Un futur administrateur de la base de données a participé au choix de la solution Campus, idéalement les responsables de services et les secrétaires aussi. On le voit, avant même l’installation de Campus, la direction a impulsé un cap à suivre. Cela est strictement nécessaire mais la puissance de Campus impose encore un minimum d'investissement et de rigueur. En premier lieu il faut s’appuyer sur l’administrateur de la base de données. Une personne ressource qui, d'une part connaît parfaitement la logique métier de l'établissement utilisateur et, d'autre part, est bien formée à la logique et aux fonctionnalités de Campus. J'avais entendu, il y a quelques années, que 2 ingénieurs avaient été embauchés à plein temps pour personnaliser SAP à son arrivée dans une grande entreprise ! Nous n'en sommes pas à ce stade mais tout de même, un accompagnement prolongé à la mise en route est nécessaire, d’abord avec l’administrateur et les secrétaires, ensuite avec les autres professionnels. À défaut, chacun des utilisateurs m'appellerait souvent ou, pire encore, pourrait s’évertuer à ne pas réussir à utiliser Campus, et cela finirait par vous coûter cher.

Chacun est contributeur du SI (Système d’information) et chacun peut en tirer avantage dans son travail

La simplicité de l’interface de Campus n’empêche aucunement que les fonctionnalités soient nombreuses et concernent différents corps de métiers. Chacun des professionnels doit avoir compris que son travail impacte sur celui des ses collègues même si, de par sa fonction il ne trouve d’intérêt qu’à quelques unes des fonctionnalités et assez peu à d'autres. La formation assurée par l’auteur, en tient compte et après un rapide tronc commun, devient personnalisée pour chaque catégorie d’utilisateurs.

La récupération des données existantes dans le centre

En principe, dans la phase de début, le client espère récupérer des données réparties dans un ou plusieurs programmes. Ce travail s’avère délicat, plus ou moins long suivant les ambitions de récupération et doit être réalisé en étroite collaboration afin de démarrer sur une base saine. Campus peut récupérer tout ou partie de vos données.

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JF Houel

Email : campuscrp@free.fr

SJ Girvin

Email : campuscrp@free.fr